Riktlinjer för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar

1. Inledning

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen tilldelar tider åt föreningar och övriga aktörer i kommunala idrottsanläggningar. Kultur- och samhällsutvecklingsnämnden har fastställt följande utgångspunkter:

- Att prioriterad målgrupp för bidrag och tilldelning av tider i hallar och andra anläggningar är barn och unga i åldrarna 1-19 år samt pensionärer.

- Att behoven för personer med funktionshinder särskilt ska beaktas.

I dessa riktlinjer fastställs rutiner och allmänna principer för tilldelning av tider med syftet att så långt som möjligt åstadkomma en rättvis fördelning av träning- och tävlingstider. Principerna är allmänna och kan inte entydigt fastställa en bestämd fördelning. Därför ingår ett visst mått av bedömning vid beslut om fördelning av tider i idrottsanläggningar. Kultur- och samhällsutvecklingsnämndens personal äger tolkningsföreträde när tolkningsbehov förelägger. 

2. Fördelning av tränings- och tävlingstider

Förening är berättigad att tilldelas tränings- och tävlingstid inom ramen för ordinarie handläggning om föreningen uppfyller nedanstående grundkrav:

- är registrerad som förening i Örkelljunga kommuns föreningsregister
- är öppen för alla och välkomna nya medlemmar
- är uppbyggd enligt demokratiska principer, öppet ta ställning för demokrati och alla människors lika värde samt arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering inom föreningsverksamheten.
- har erhållit organisationsnummer från Skatteverket
- bedriver allmännyttig ideell föreningsverksamhet under större delen av året och med huvuddelen av verksamheten förlagd till Örkelljunga kommun.
- har antagna stadgar samt drog- & likabehandlingspolicy (eller motsvarande som en integrerad del av stadgarna) arkiverade hos Örkelljunga kommun.
- senast den 1 april ha lämnat in senaste årsmötesprotokoll tillsammans med ekonomisk redovisning och revisionsberättelse för det senaste verksamhetsåret.

- har inkommit med ansökan om önskemål om tränings- och tävlingstider enligt punkt 2.4.

Föreningar som inte uppnår ovanstående, privatpersoner, föreningar som inkommit med önskemål efter sista ansökningsdag och andra aktörer kan boka tider i idrottsanläggningar i den mån lediga tider finns.

2.1 Prioriteringsordning vid fördelning av tider

Prioriteringsordning vid tilldelning av tränings och match-/tävlingstider bland föreningar som uppfyller ovanstående kriterier:

1. Elitmatcher & publika arrangemang i FORUM Örkelljunga (se punkt 5)
2. Matcher, tävlingar och seriespel för prioriterade målgrupper
3. Övriga matcher, tävlingar och seriespel
4. Övriga Idrottsarrangemang, exempelvis turneringar och cuper (se punkt 2.4.1)
5. Publika arrangemang i övriga anläggningar (se punkt 5)
6. Träning för elitverksamhet och prioriterade grupper samt kommunal verksamhet inriktad mot barn och unga 1-19 år
7. Övrig träningsverksamhet samt övrig kommunal verksamhet
8. Övrig verksamhet

2.2 Övriga faktorer vid prioritering

Tider i hallar fördelas i grunden utifrån föreningarnas önskemål och baserat på ovanstående prioritering. Det finns dock ett antal kompletterande faktorer som tas i beaktan:

- Träningsgrupper inom prioriterade målgrupper skall, så långt som möjligt, erbjudas två träningstillfällen per vecka.
- Träningstillfällen för prioriterade målgrupper skall, i första hand, erbjudas önskade träningstider.
- Träningsgrupper med många deltagare prioriteras högre än träningsgrupper med få deltagare.
- Om förening inte tidigare utnyttjat tilldelade tider kan komma att påverka framtida tilldelning. Ett lågt utnyttjande kan medföra mindre tid och ett högt utnyttjande kan medföra mer tid.
- Lokal anknytning - föreningar med verksamhet i kommunens ytterområden tilldelas i första hand tider på anläggningar utanför Örkelljunga tätort. Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen tar också hänsyn till föreningarnas traditionella träningsytor, både i byarna och centrala Örkelljunga.
- Anläggningarnas lämplighet för viss idrott – vissa lokaler har utrustning eller beskaffenhet som lämpar sig bättre för viss verksamhet.
- Om det finns ett underskott på lämpliga tider att fördela, har förvaltningen rätt att dela på tider i idrottsanläggningar mellan två grupper eller föreningar. Idrottshall kan delas om grupperna var för sig är mindre än 10 personer. För andra anläggningar gäller att antalet ska vara lämpligt för att dela på anläggningen.

2.3 Bokningsbara anläggningar

Örkelljunga kommun äger och/eller förvaltar en rad olika anläggningar för såväl organiserad idrott som spontanidrott. Spontanidrottsanläggningar bokas av naturliga skäl inte utan hålls tillgängliga för allmänheten, inklusive föreningslivet. Anläggningar som ägs av Örkelljunga kommun men drivs av andra aktörer (exempelvis Sim- & Bowlinghallen, Junexvallen eller Tennisanläggningen vid Hjälmsjön) omfattas inte av dessa riktlinjer utan bokas i särskild ordning via respektive driftorganisation.

2.4 Övriga förutsättningar

Tiderna på de kommunalt ägda och drivna idrottsanläggningarna är uppdelade mellan skolverksamhet och fritidsverksamhet. Under skoltid är idrottsanläggningarna primärt reserverade för skolans verksamhet. Skoltid definieras som 08:00-15:00 i FORUM Örkelljunga samt 08:00-16:00 i övriga anläggningar. Annan verksamhet bokas under dessa perioder i mån av tid.

Föreningarna lämnar uppgift om tävlings- och seriespel till kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen så snart specialidrottsförbundet fastställt dessa. Förening som inte nyttjar tilldelade tider utan att senast två veckor innan nyttjandetillfället meddela förvaltningen debiteras enligt taxa C för det ej utnyttjat tillfället.

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen förbehåller sig rätten att kunna förlägga matcher och arrangemang på tider som har upp till två veckor innan nyttjandetillfället.

3. Handläggningsprocess

1. Inlämning av ansökan

Ansökan om tränings- och tävlingstid på kommunens inomhusanläggningar samt på gräsplanerna på Örkelljunga IP ska inkomma senast den 1 april för perioden v. 33 innevarande år till vecka 25 kommande år.
Ansökan om träning- och tävlingstider på konstgräsplanen lämnas senast 15 oktober varje år.
Ansökan ska ske på kommunens ansökningsblankett.

2. Remiss

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen gör ett förslag på fördelning av träningstider som skickas ut till föreningarna.
Tider för matchspel som ej fastslagit av specialförbund reserveras av förvaltningen baserat på tidigare erfarenhet.
Föreningarna har möjlighet att lämna synpunkter på förslaget inom av förvaltningen utsatt tid.

3. Dialog

Förvaltningen för dialog med berörda föreningar kring inkomna synpunkter på föreslagen fördelning.
Inkommer inga synpunkter fastställs tiderna i enlighet med kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningens förslag

4. Beslut

De fastställda träningstiderna expedieras till föreningarna. Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen bokar in tävlingar och seriespel i bokningssystemet vartefter dessa meddelas från specialidrottsförbunden. Om tävlingar inte kan förläggas till de reserverade tävlings- och matchtiderna så förläggs tävlingen/matchen i första hand till föreningens egen träningstid.

5. Resttider

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen fördelar eventuella strötider som inte har tagits i anspråk.

4. Öppettider, verksamhetsperioder och ansökningstider

Som huvudregel har fritidsverksamheten öppet alla dagar (måndag-söndag) mellan 08.00-22.00. Under vecka 25-32 samt helgdagar hyrs idrottshallar och fotbollsplaner ut i begränsad omfattning. Förvaltningen kan även, med minst två veckors varsel, meddela begränsade öppettider även vid andra tider på året.
Nedan anges de huvudsakliga verksamhetsperioderna och ansökningstid.

*SF = specialförbund

5. Arrangemang

Ansökan om arrangemang sker på särskild blankett som tillhandahålls av kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen. Ansökan kan göras när som helst under året men skall vara kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen tillhanda senast fyra (4) veckor innan arrangemanget ska äga rum.

Att upplåta plats för publika arrangemang är en prioriterad verksamhet inom kultur- & samhällsutvecklingsnämnden. Som publika arrangemang räknas verksamheter som ger ett positivt mervärde för den breda allmänheten i Örkelljunga samt uppfyller något eller några av nedanstående kriterier:

- Anordnas av kultur- och samhällsutvecklingsnämnden.
- Har en naturlig koppling till idrott i allmänhet, fysisk aktivitet, friluftsliv eller folkhälsa.
- Bidrar till kulturell stimulans och skapar engagemang i kulturella aktiviteter
- Riktar sig till målgruppen barn- och ungdomar 1-19 år, pensionärer eller personer med funktionshinder.
- Av särskilda skäl ska utföras på en plats där idrottsanläggningen är belägen.
- Bidrar till en positiv bild av Örkelljunga i Sverige och omvärlden.

5.1 Prioriteringsordning arrangemang

Om det föreligger flera ansökningar om arrangemang under samma tidsperiod används följande kriterier för att avgöra vilka arrangemang som ska få förtur. Kriterierna listan nedan utan inbördes ordning.

- Stora arrangemang med många besökande går normalt före små arrangemang.
- Arrangemang som har ansökt i god tid går normalt före arrangemang som inte har sökt i god tid
- Årliga arrangemang går normalt före nya eller tillfälliga arrangemang.
- Arrangemang som anordnas av bidragsberättigade föreningar under kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen går normalt före arrangemang anordnade av annan part.

Förvaltningen gör en samlad bedömning och försöker i största möjliga mån tillgodose samtliga arrangemangs behov.

5.2 Avbokning och utträngning

Arrangemang bokas i Örkelljunga kommuns anläggningar med i intentionen att störa den ordinarie verksamheten i så liten omfattning som möjligt. Nedanstående förutsättningar gäller vid avbokning av match, tävlings och träningstider till följd av arrangemang när bokningsläget så kräver:

- Bokade arrangemang har företräde och match-, tävlings- & träningsverksamhet måste vid bokningstillfället anpassa sig till redan bokade arrangemang.
- Avbokning av bokade matchtider till förmån för publika arrangemang sker endast i yttersta undantagsfall och alltid efter dialog med berörda föreningar.
- Avbokning av träningstider med anledning av publika arrangemang kan ske upp till två (2) veckor innan verksamhetstillfället.
- Det är kultur- och samhällsutvecklingsnämndens ambition att erbjuda en alternativ anläggning för genomförandet av träningstillfället.
- Vid avbokning av bokade träningstider tillämpas följande turordning avseende idrottshallar. FORUM Örkelljunga - Idrottshallen - Lillhallen - Övriga idrottshallar

Vid idrottsaktiviteter i Blackbox som måste flyttas kan även Mårdenskolans gymnastiksal komma att användas som alternativ lokal om grupperna är små.
- För prioritering mellan träningsgrupper tillämpas samma prioriteringsordning som vid tilldelning av träningstider (se § 2.1)

Exempel: Följande bokningsläge råder:

FORUM Örkelljungas idrottshall Träning Innebandy Seniorlag (icke elit)

FORUM Örkelljungas Blackbox Träning Yoga

Idrottshallen Match Volleyboll F13

Lillhallen Privatperson bokning Fotboll

Ett arrangemang bokas in med tre veckors varsel som kräver att hela FORUM Örkelljunga (Idrottshall + Blackbox) ianspråktas.

Verksamheten i FORUM Örkelljungas idrottshall skall då i första hand flyttas till Idrottshallen men eftersom det där bedrivs verksamhet som enligt § 2.1 är högre prioriterad flyttas den inte dit utan förläggs istället till Lillhallen.

Verksamheten i Lillhallen är av den lägst prioriterade kategorin och erbjuds endast en alternativ hall om lediga tider finns i någon av anläggningarna i ytterområdena. I annat fall avbokas tiden helt.

Verksamheten i FORUM Örkelljungas Blackbox är lika högt prioriterad som Träning Innebandy Seniorlag men har mindre platsbehov och prioriteras därför lägre i förhållande till Lillhallen och erbjuds därför gymnastiksalen på Mårdenskolan som alternativ lokal.

6. Specialbestämmelser för särskilda anläggningar

FORUM Örkelljunga

- Då FORUM innehåller en rad olika lokaler kan verksamhet komma att pågå parallellt i idrottshall, blackbox, konferensutrymmen, replokaler och lounge. Det åligger samtliga nyttjande av anläggningen att visa största tänkbara respekt mot andra verksamheter som verkar parallellt och att göra sitt yttersta för att inte i onödan orsaka onödiga störningar eller konflikter.

Gräsplaner och konstgräsplanen

- Vid fördelning av tränings- och tävlingstider på gräsplaner och konstgräsplan prioriteras föreningar med fotbollsverksamhet (seriespel eller motsvarande)

- Träningstider måndag-fredag fördelas i block om 1,5 timme 17:30-19:00, 19:00-20:30 samt 20:30-22:00. Övrig bokningsbar tid och matchtider fördelas i samråd med kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen och berörda föreningar alternativt andra aktörer.

7. Övriga förutsättningar

7.1 Alkoholservering

Huvudregeln är att alkoholservering inte får förekomma på idrottsanläggningarna. Kultur- och samhällsutvecklingschefen fattar beslut om att medge alkoholservering i samband med arrangemang och/eller VIP aktiviteter i samband med matcher. Det åligger arrangören/föreningen att säkerställa att kraven i serveringstillstånd och övriga tillämpliga myndighetskontakter är uppfyllda.

7.2 Regler och anvisningar

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen meddelar regler och anvisningar för användning av idrottsanläggningarna i samband med ansökan om tider, eller i samband med bokning.

7.3 Taxor

Taxor beslutas av kultur- och samhällsutvecklingsnämnden.

7.4 Uppföljning och rapportering

Kultur- och samhällsutvecklingsförvaltningen ska årligen rapportera till kultur- och samhällsutvecklingsnämnden om hanteringen gällande fördelningen av tränings- och tävlingstider samt arrangemang för att säkerställa att riktlinjerna för fördelning av tränings- och tävlingstider samt arrangemang i idrottsanläggningar har följts.